VKO-VIS(C) / Orlo-SIS(C) ein Sales Information System für Markenartikelunternehmen

Das Projekt Sales Information System / Vertriebsinformationssystem (C) ((C)Andreas Orlowski) wurde bei der Guhl Ikebana 1996 gestartet. Das bis dahin eingesetzte beyersdorfeigene ISIS-System, welches auf einer IBM-AS400 lief konnte neue Anforderungen hinsichtlich Flexibilität und Kombinierbarkeit der Strukturen nicht erfüllen und war darüber hinaus auch nicht für selbst erstellte Auswertungen der Vertriebs- und Marketingmanager geeignet. Die Antwortzeiten der Reports waren zusätzlich zu lang um ein flüssiges Arbeiten zu ermöglichen.

Als verantwortlicher Projektmanager erstellte ich ein Konzept welches vorsah, alle vier wichtigen Vertriebsstrukturen ( Produkt-, Kunden-, Vertriebs- und Branchenstrukturen ) möglichst flexibel miteiander zu verknüpfen um so eine freies Reporting mit sehr kurzen Antwortzeiten zu ermöglichen. Allgemein konnte ich mit diesem Konzept bei den IT-Kollegen leider keine echte Zustimmung gewinnen, da jeder der Meinung war das sich dieses Konzept, wenn überhaupt nur mit einer für das Unternehmen nicht bezahlbaren Mega-IBM-AS400 realisieren ließe.

Im Prinzip blieb mir nichts anderes übrig als auf eigenes Risiko einen repräsentativen Prototypen zu entwickeln. Mit diesen Prototypen konnte ich dann die Vertriebsmannschaft begeistern und die IT-Kollegen von der technischen Realisierbarkeit überzeugen und sicherte mir auch gleich die Urheberrechte.

Im linken Teil der Maske befinden sich die vier rekursiv aufgebauten Strukturen, die beliebig und auf allen Ebenen miteinander verknüpft werden können.
So kann man sich beliebige Reports zusammenbauen und innerhalb weniger Sekunden angezeigt bekommen. Fragestellungen der Art "Zeige mir alle Verkäufe der Produktgruppe ABC, beim Konzern DEF, der von Außendienstmitarbeiter GHI betreut wird" lassen sich damit schnell und vor allem durch den Marketing oder Vertriebsmitarbeiter selbst erstellen und abrufen. Beinahe alle Reports hatten Antwortzeiten unter 10 Sekunden, sodaß mit einer "on the fly" Einstellung gearbeitet werden konnte wo man nicht einmal mehr einen "Ausführen" Button bedienen mußte.

Die Standard-Reporting-Einheiten waren wie bei den meisten Unternehmen üblich Umsatz- und Absatz mit deren prozentualen Entwicklungen zu den Vorjahren. Orlo-SIS kann prinzipiell alle Einheiten in gleicher Weise reporten, sodaß dieses System nicht ausschließlich für Branchen in denen Warenlieferungen stattfinden geeignet ist, sondern auch Potential für andere Branchen bietet:

z.B. für

Energie-Versorgungsunternehmen ... Reports über Anzahl der Verträge, Stromlieferungen in KW oder MW, Gaslieferungen in qm.

Versicherungen ... Reports über Vertragsabschlüsse nach Niederlassungen, Umsätze mit Niederlassungen, Häufung von Schadensfällen nach Regionen ....

Speditionen ... Reports über Tonnagen, Strecken, Paletten ...

Telekommunikationsunternehmen ... Reports über Vertragsaktivierungen, Umsatzentwicklungen, Nutzung von Diensten, Datenvolumen ...

Call- und Servicecenter ... Reports über Kundenkontaktzahlen, Kontaktbearbeitungszeiten, Kontaktthemen ...

Allgemein kann das System alles reporten was sich mit Zahlen ausdücken läßt und in Strukturen organisiert ist.

Strukturen lassen sich beinahe beliebig miteinander verknüpfen und zu Reports gestalten. Dazu wählt man eine verfügbare Einheit und ein Report-Template welches den strukturellen Aufbau des Reports vorgibt.

Man warte wenige Sekunden .... und erhält die Ausgabe in einer Tabelle, welche sich ausdrucken oder nach Excel exportieren läßt.

Die Datenbasis stellt ein Datawarehouse auf Basis einer MS-SQL-Server Datenbank dar, welches alle Daten mehrfach in einer auf dem Kopf gestellten Kaskade aggregiert vorhält. Darauf sitzt eine inteligente Programmlogik, welche aus den vorhandenen Tabellen in Abhängigkeit von den gewählten Strukturelementen und weiteren Parametern dynamische SQL-Abfragen erstellt. Über dieser Progammlogik sitzt wiederum eine Query-Cache welcher die letzten bis zu 5.000 Abfragen und die Reportergebnisse eines Tages speichert. Diese Architektur führt beim ersten Aufruf eines Reports zu einer Antwortzeit von < 10 Sekunden und beim zweiten Aufruf im Laufe eines Tages zu einer Antwortzeit von ca. 0,2 Sekunden. Das Datawarehouse wurde nachts mit den Rechnungspositionen des Vortages und sonstigen Änderungen der Stamm- und Strukturdaten upgedatet.

Nach Fertigstellung wurde das Sales Information System in kürzester Zeit zum Standardreportingsystem für alle Mitarbeiter. Für die Außendienst-Führungskräfte wurde monatlich eine CD mit einer "abgespeckten" Access-Datenbank gebrannt und per Post oder UPS versendet.

Das ganze System wurde nicht auf einer AS400, sondern auf einem schnellen Double-Pentium-PC mit 2x133MHz Takt, 128 MB Hauptspeicher und schnellen SCSI-Festplatten betrieben. Der Preis dieses Rechners lag damals bei etwa 8.000 DM.